Arbejd smart, effektivt og geografisk uafhængigt

Nikolaj Astrup Madsen 03. January, 2013 11 kommentarer

Da jeg i sommers flyttede til Beijing, var det samtidigt et farvel til trygge rammer i København og et godt fast job i Malmø. Da jeg havde mit fuldtidsjob havde jeg opbygget nogle gode vaner og rutiner omkring arbejde, træning og fritid, da det er en del nemmere at arbejde koncentreret og effektivt når man har et kontor at stemple ind på. Når man er der, arbejder man – når man tager derfra er det tid til andre ting.

Derfor vidste jeg også godt at jeg ville få nogle udfordringer som fuldtidsiværksætter. Jeg har været igennem en god portion frustrationer, fordi jeg synes det har været svært at have nogle gode, effektive dage. Jeg tror dog efterhånden at jeg har fundet nogle værktøjer som virker for mig, og som gør at jeg arbejder effektivt og godt.

En af tankerne ved at blive iværksætter på fuldtid var også at gå lidt på opdagelse i at anderledes arbejdsformer, at forsøge at blive geografisk uafhængig og mere effektiv – At få mere lavet på kortere tid.

Arbejd smartere

Opbygningen af en arbejdsdag

For at få mere effektive dage har det virket for mig at:

Planlægge min dag, dagen før.
På den måde har jeg en plan, og bliver ikke styret af pludselige følelser. Jeg ved hvad jeg skal lave, og har en plan for det.

Være bevidst om mine sovevaner.
Jeg er et b-menneske, men det virker dårligt for mig at stå sent op. Jeg får alligevel ikke lavet noget sent om aftenen og er langsom om at komme igang om morgenen. Jeg tvinger mig selv til at gå i seng relativt tidligt og er bevidst om mine vaner, så jeg kan komme op og er igang ca. inden 8.30. Det er vigtigt for mig at sove godt, så jeg kan restituere bedst muligt ift. min sport. derfor sover jeg 8-8,5 timer om dagen her om vinteren.

Bryde dagen op.
For mig virker det bedst at indlægge min træning eller noget midt i arbejdsdagen, da jeg simpelthen ikke gider sidde foran skærmen alt for mange timer i streg. Enten indlægger jeg et træningssæt før frokost eller også skifter jeg fx arbejdsplads, så jeg skal ud (og dermed får noget frisk luft).

At sætte tid på mine opgaver.
Jeg er ikke fuldstændig hysterisk med det, men det hjælper mig meget at sige til mig selv, at nu sidder jeg og arbejder med dette mellem 9-12. Så er jeg fuldstændig koncentreret om at nå så langt så muligt inden tiden er gået. Jeg går dog tit over tiden, da jeg synes det er vigtigt at fortsætte med det jeg laver, hvis jeg har ideerne og lysten nu.

Få dig en virtuel assistent

Der er bare nogle opgaver som man ikke gider. Opgaver som er besværlige, tager tid og gør dig irriteret. En af de ting jeg virkelig hader er at finde ud af hvordan jeg slæber min cykel med rundt omkring i verden. Snart skal jeg rejse fra Beijing til Singapore og videre til København. Jeg skal flyve med et par forskellige flyselskaber og min erfaring siger mig at deres vilkår er vidt forskellige. Nogle skal man booke cykling ind hos før, hos andre møder du bare op i lufthavnen.

Jeg har brugt en virtuel assistent til den slags opgaver og flere andre. For småpenge kan man få hælp til at ordne praktiske ting, lave research, sortere data eller noget helt, helt andet. Det virker fantastisk, prisen er lav og servicen er god.

For 4-5.000 kr. kan man faktisk få en fuldstids virtuel assistent. Jeg ved ikke helt hvad jeg skulle sætte personen til at lave, men opstår behovene, er det helt klart en vej jeg vil overveje.

Virtuelle asistenter findes i Danmark (dyrt), men jeg foreslår at du kigger mod USA eller fx Filippinerne. Fordelen ved sidstnævnte er at de er billigere, men hvad jeg har erfaret så kræver de også lidt ekstra oplæring.

Se nærmere på Zirtual (USA), Pepper Virtual Assistents (Filippinerne) eller Vahut (Kina).

Sådan finder man gode arbejdspladser billigt

Man bliver hurtig træt af kun at arbejde hjemmefra, og selvom cafeer til tider kan være hyggelige at arbejde fra fungerer det ikke i længden. Jeg har arbejdet meget fra cafeer, men udover de samme problemer som i Danmark (fx meget larm), så svinger internet kvaliteten utrolig meget på cafeerne her i Beijing.

Gratis kontor i Beijing

Da jeg først tog afsted forsøgte jeg at finde et permanent kontor. Jeg faldt over Dagbo.net, som kort fortalt er et website for udenlandsdanskere som laver forretning. De har noget som hedder DAGBO Arbejdsplads, hvor deres medlemmer tilbyder andre medlemmer en gratis arbejdsplads hvis de er et par dage i byen. Jeg fandt Beijing, og kontaktede personen som havde meldt sig der. Jeg fik kontakt til Carsten fra ChinaEase, som jeg endda havde et møde med i Danmark. Han tilbød mig et fuldstændig gratis kontor med super internet og gode “kollegaer” – Det var også en super mulighed for at arbejde tæt på nogle kinesere. Jeg prøvede det af, og nød det, men desværre lå det alt for langt væk (1,5-2 timers transporttid hver vej er ikke holdbart).

Jeg ved ikke om alle DAGBOs medlemmer er lige så flinke, men det er en fantastisk mulighed for at finde en arbejdsplads og ikke mindst møde nogle spændende mennesker.

Kontor til 269 kr. /måned i hele verden

For nyligt stødte jeg på noget ekstremt smart, som jeg til dels er super glad for at have opdaget og til dels slår mig selv i hovedet for ikke at have opdaget før. Regus.dk tilbyder kontorløsninger over hele verden. Jeg kendte dem godt fra Danmark, men troede det var dyre, færdigløsninger. Jeg faldt så tilfældigvis over deres Business World cards.

For 269 danske kroner har jeg nu et lille kort, som jeg kan vise i receptionerne hos Regus. Kortet giver adgang til deres Business Lounges , som de har over 1.000 af verden rundt (12 her i Beijing). En Business Lounge er som en lille café, og altså ikke med rigtige skriveborde osv. Udover at give adgang til de små cafeer, er der ubegrænset forbrug af printer, og forfriskninger (de sted jeg har brugt havde god kaffe, og et køleskab fyldt med juice, cola og kildevand).

Man skal ikke tage mange gange på café før det har betalt sig hjem. Fordelene er desuden at der er ro og altid nogen til at ordne internettet, hvis det skulle drille. Derudover så har de kontorer over hele verden, så når jeg snart skal en måned til København, så har jeg også arbejdspladser der. Genialt! Jeg har guldkortet, som du finder her.

Arbejds smartere

Værktøjer til at arbejde smartere og mere effektivt (og billigere)

Jeg kan godt lide at finde små værktøjer, så jeg kan arbejde smartere og nå mere på kortere tid. Jeg elsker at holde tingene simple og overskuelige og de følgende hjælper mig med at arbejde smartere og billigere.

Google Docs

I stedet Microsoft Offices pakke med Word, Excel osv. bruger jeg udelukkende Google Docs. Hvorfor? Det er gratis, fungerer 100% og jeg har altid mine dokumenter online. Læs mere om Google Docs her.

Gmail

Endnu et produkt fra Google, som jeg elsker. Man får selvfølgelig sin mailadresse xx@gmail.com, men derudover har jeg opsat alle mine andre mailadresser heri, så jeg samler alt der. I Gmail kan jeg fx modtage og sende mails som hej@refuga.dk. Det er gratis, fungerer og så er der nogle gode tools til, som du finder herunder. Find Gmail her.

Rapportive til Gmail

Det her lille – igen gratis – tool er fantastisk. Når du modtager en mail henter den automatisk informationer fra fx personens blog, G+ profil og andre sociale profiler som fx Facebook. På den måde kan man lynhurtigt få en idé om hvem personen er, om man har nogle personer i fælles netværk og ikke mindst connecte med personen via sociale medier. Derudover er der som regel billede af den man mailer med, og det er da meget rart at se hvem man skriver til 🙂 Find Rapportive her (installerer med et par klik – meget nemt).

Arbejds smartere

Boomerang til Gmail

Boomerang er et smart lille værktøj til Gmail, som gør at du kan planlægge dine mails. Du kan skrive en mail nu, men bestemme at den først skal sendes i morgen kl. 10.00. Derudover kan du sætte automatisk gensendelse til, hvis mailen ikke er læst inden x antal dage. Smart værktøj, hvis det er afgørende at du rammer folk på de rigtige tidspunker. Virker også godt til fx lanceringer, hvor du kan forberede meget på forhånd. Find Boomerang her.

Jumpcut – Copy / paste på speed

Jumpcut (som vist kun findes til Mac) er et lille tool, som gør at man kan kopiere mere end en ting af gangen. Kender du det, at du har kopieret noget, men ikke fået sat det ind et sted inden du kopierer noget nyt, og så er det første du kopierede væk? Det sker ikke med Jumpcut. Jumpcut har været super godt mens jeg har skrevet min bog, og jeg har virkelig brugt det i min research. Det lyder måske ikke så uundværligt, men prøv det! Find Jumpcut her.

Arbejds smartereAlmindeligt fastnetnummer med Skype

En af de ting som bekymrede mig lidt ved at flytte væk fra Danmark var ift. kunder. Hvordan kan man nemt holde kontakten og være nemt tilgængelig for dem? Jeg undersøgte dyre telefonløsninger, men faldt så over Skypes løsning. For 15 Euro for 3 måneder. fik jeg et fastnetnummer. Når folk ringer til det nummer, ringer det via Skype hos mig. Derudover er det det nummer som står, når jeg ringer til folk. For at gøre det ekstra mobilt til når jeg er på farten, har jeg hentet Skypes app, og kan derfor altid ringes til fra danske nummere. Det koster kun almindelig fastnettakst at ringe til mit Skypenummer, og det er møgbilligt at ringe fra Skype til danske numre. Find løsningen hos Skype her.

Skriv hurtige mails med TextExpander

TextExpander er et smart lille værktøj (desværre også kun til Mac), hvor du via genveje hurtigt kan hente tekst du bruger meget. Det virker specielt godt, hvis du skriver mange mails og godt vil effektivisere det. Det kan både være ved opsøgende mailarbejde, eller hvis du modtager mange mails hvor du giver nogenlunde det samme svar, men godt vil være lidt personlig. Med TextExpander kan du have nogle afsnit skrevet ind, som du via en genvej hurtigt henter. På den måde kan du skrive noget personligt, mens du slipper for at skrive alle afsnit igen. Det koster 35 USD, men er pengene værd. Find TextExpander her.

Man bliver ikke rig af at være nærig 

Jeg møder tit folk som ikke vil betale for en konference, et værktøj, en rådgiver eller noget helt andet. Vi er blevet så vant til at meget er gratis eller i hvert fald ekstremt billigt. Men det kan ikke altid betale sig at spare hver en krone. I stedet bør man se på hvad man får ud af de penge man bruger, og man fx kan tjene flere penge på den tid man sparer (fx ved køb af et værktøj). Jeg bruger penge på en personlig triathlon træner, og det samarbejde gør at jeg træner godt, effektivt, slipper for skader og får det maksimale ud af mit “talent”. Jeg møder ofte skepsis fra andre, når jeg siger at jeg bruger penge på det. Sjovt nok træner de ofte mere end mig, er langsommere, oftere skadet og har ingen plan med deres træning.

Det samme gælder alle mulige værktøjer og anden viden. Jeg bruger hver måned penge på Netflix og Spotify. Jeg ved godt at man sikkert kan finde det hele gratis derude på et eller andet tvivlsomt website, men det er småpenge det handler. Med de løsninger virker det altid og jeg slipper for frustrationer og besvær.

Har du selv nogle gode tips og tricks til at arbejde smartere, så del dine guldkorn i kommentarerne 🙂

 

Kort om manden bag

Nikolaj Astrup Madsen
Tak fordi du læser med! Jeg er en ung iværksætter, løber og selvudnævnt forfatter. Her på siden skriver om jeg mine erfaringer og oplevelser på vej mod mine mål som iværksætter og i livet. Jeg er interesseret i hvordan mennesker bliver gladere og får mere ud af livet. Jeg har skrevet bogen BEDRE og driver til daglig rejseprojektet Refuga.

KOMMENTARER

  • Hej Nikolaj!
    Tak fordi du deler.
    Du har lige sparet mig en masse tid!

    Endnu en gang tak.. Og måske vi skulle tage den kop kaffe, når du er i DK igen?

    Glade hilsner Charlotte

    • Nikolaj Astrup Madsen Nikolaj Astrup Madsen

      Tak fordi du læser med 🙂 Jeg glæder mig til kaffen!

  • Hej Nikolaj

    Fedt indlæg og gode tips.
    Har du erfaringer med “Pepper Virtual Assistents”? Jeg kan se at prisen er højere end man kan finde VA’ere til på bl.a. elance og odesk. Men måske er de mere kompetente? Har du erfaringer fra flere af stederne?

    • Nikolaj Astrup Madsen Nikolaj Astrup Madsen

      Hej Erik,

      Tak fordi du læser med. Jeg har kun erfaringer med Vahut og Zirtual, men hørt godt om Pepper. Jeg har faktisk ikke de store erfaringer med at hente hjælp fra sites som Odesk. Det virker bare så nemt og lidt mere sikkert at vælge en virksomhed, men jeg vil forsøge Odesk til et lille logo jeg skal have lavet.

  • Christina Prangsgaard Carstensen

    Hej Nikolaj
    Rigtig gode tips og tanker.
    Jeg har lige startet min egen lille virksomhed – og med kontor hjemme og børn, der skal hentes efter skole, giver det helt sig selv at dagens skal planlægges så jeg er mest mulig effektiv. Ellers går det hurtigt op i huslige pligter:)
    I fremtiden håber jeg at kunne gøre hele verden til min arbejdsplads (vil gerne kombinere rejse med arbejde), så vil helt sikkert bruge dine tips.

    God dag til dig

    Hilsen
    Christina

    • Nikolaj Astrup Madsen Nikolaj Astrup Madsen

      Tak fordi du læser med Christina. Jeg håber dine drømme går i oplevelse, og at du får det hele til at gå op i en højere enhed!

  • Fedt indlæg Nikolaj

    Har selv samme problemer med at føle at man får noget ud af dagen. Men fedt at se at jeg ikke er den eneste med arbejdsdage der typisk ikke starter før 8.30 og at det der med at gerne ville lave noget forskelligt i løbet af dagen, også er noget du er bekendt med. Er i virkeligheden lidt i samme situation som Christina med børn der skal afsted om morgenen, og jeg

    Jeg tror jeg vil prøve det samme som dig med at planlægge næste dag aftenen før (har i øvrigt set Dorte Rindbos videoer på jp.dk vedr. effektivitet hvor hun også nævner det) for det tror jeg på er rigtig vigtigt.

    Det samme med søvnen. Jeg eksperimenterer i øjeblikket med at “glemme” at få telefonen med i seng. Dels fordi den direkte forsinker søvnen, og dels fordi Harddisken på P1 havde et indslag med den påvirkning det blå lys i led-displays har på vores søvnvaner.

    Men fedt indlæg, og god weekend 🙂

    • Nikolaj Astrup Madsen Nikolaj Astrup Madsen

      Hej Martin,

      Søvn er vigtigt, og det er mit indtryk at mange sover alt for lidt. Sådan har jeg selv gjort i lange perioder, når jeg har arbejdet meget, men jeg tror simpelthen ikke det kan betale sig. En ting som jeg aldrig har tænkt over for denne vinter, er at man har behov for mere søvn om vinteren. Det er mørkt, og vi er bygget til at sove mere, så jeg sover væsentligt mere her om vinteren.

      Her i Kina går de traditionelt i seng når solen går ned, og står op når solen står op. De følger døgnets rytme og det giver god mening. Godt tip med mobilen. Jeg har en tendens til at tjekke mail når jeg vågner kl. 3 om natten, og det er ærlig talt lidt fjollet 🙂

  • Super fedt blogindlæg Nikolaj. Spækket med fremragende tips – godt gået!

    Jeg bruger også Rapportive til Gmail, som er et glimrende lille plugin. Generelt synes jeg det er genialt med alle de små plugins Gmail tilbyder. Desværre fungerer Boomerang ikke når man bruger danske sprogindstillinger.

    Igen, fedt du deler dine tips og erfaringer!

    • Nikolaj Astrup Madsen Nikolaj Astrup Madsen

      Hej Mogens,

      Fedt at du læser med, og tak for retweet!

      Der er mange plugins til Gmail, og jeg er slet ikke gået nok på opdagelse i dem. Vidste faktisk ikke at Boomerang ikke fungerede med danske sprogindstillinger, har kun brugt det til engelske mails. Ærligt, da det er genialt.

  • Hej Nikolaj
    Udmærket blogindlæg med et par nye tools jeg vil teste af. Tak for det!
    Det virker også rigtig godt for mig at planlægge arbejdsdagen dagen før dagen, fremfor om morgenen. Der er to typer opgaver for mig: dem der SKAL laves til en deadline og så resten. Skal-opgaverne siger sig selv… Resten sætter jeg sjældent deadline på, men bruger i stedet en prioritering. Kan måske virke banalt, men det gør at en dynamisk verden, der ofte byder på uventede opgaver i løbet af arbejdsdagen ikke vælter læsset, når jeg pludselig ikke længere når dagens program som følge af udefra kommende opgaver.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Relateret indhold

Få bogen BEDRE gratis...

Nikolajs projekter er nævnt i

JP DR Trendsonline Femina Computer world Tv2 Fri